企业规章制度深度探究之一

————对违纪员工处理中的法律风险防范

撰笔：鸿阳超市管理  卜海莉

 任何企业内任职人力资源岗位的管理人员，都会因处理员工违纪而遭遇两难局面，有些情况还会令人“头痛”不已，如：有的员工“大错不犯，小错不断”，还有的员工公然挑衅企业规章制度，不办理任何请假手续，长期旷工；或者擅自离职，拒不办理辞职手续等等。上述这些行为必然在企业内员工中造成很恶劣的影响，若不予合法、合理、合情地处罚，会严重阻碍企业正常管理秩序；并且，随着2008年1月1日《劳动合同法》的正式实施，从政策上确立起来的“宽进严出”的用工机制，必然会对劳动密集型企业提出更高的挑战，人力资源主管若在不了解相关专业知识及法律法规的情况下，想当然地、或者依循惯例对诸如上述违纪员工采取“处罚或开除”措施，那么企业将面临很大的法律风险，甚至于造成企业无谓的经济损失，无形中扩大管理成本的支出。

那么，面对这种情况，企业应做些什么呢？人力资源主管又该采取什么措施才会有效防范这种因《劳动合同法》的实施而产生的风险呢？

俗话说：没有规矩不成方圆，企业的规章制度便是“规和矩”，规范并调整着企业每一位员工的行为，是企业内部的“法律”，规章制度对于一个企业的经营管理秩序起着巨大而无可替代的作用。首先，规章制度能够有效保障企业合法有序运作，将劳资纠纷降低到最低限度；其次，保障企业管理行为规范化，降低企业管理成本；再次，有效防止管理的任意性，保护员工的合法权益，因为对员工来说服从规章制度，比服从主管任意性的指挥更易于接受，制定和实施合理的规章制度能满足员工公平感的需要；最后，通过合理设置规章制度，使员工能够预测到自己的行为和努力的后果，激励员工为企业的目标和使命而努力进取。

尽管每一个企业都有自己的规章制度，但事实上，相当多的劳动争议案件却都是由于用人单位依照企业规章制度对员工做出了相应的处理，员工不服而引发的，单位的规章制度是否合法、合理，可否采纳往往会成为案件审理的焦点，也成为单位最终胜诉的关键所在。这是从法律层面，防范风险的角度考量的；从企业长期发展、壮大的层面上考虑，即若要做大、做强，就得立好制建好章，路修得越好车跑得越快，成功的企业都有一个共同的秘诀：那就是建立适合本企业的、合法可行的完善的规章管理制度。因此，怎样建设、完善、实施规章制度，是企业主及人事经理必须高度重视并且谨慎对待的。

让我们解读相关法律规定。依据《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度实施过程中，工会或者职工认为用人单位的规章制度不适当的，有权向用人单位提出，通过协商做出修改完善。直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示，或者告知劳动者。”从中不难看出，《劳动合同法》对企业规章制度的内容、设立程序、生效条件等均有特殊要求，满足此要求的规章制度是对员工生效的，并且可以成为仲裁或诉讼中可采纳的依据。具体而言，对如何制定企业规章制度提出以下要求：

　　一、订立规章制度应紧密结合企业自身情况并严格依法进行，应做到“合法、合理、全面、具体” 。企业规章制度的内容不得违法，即企业制定规章制度不得与现行的法律法规、政策相抵触，否则将致使所制定的规章制度中的某些内容因违法而不具有法律效力，若企业依这些内容管理员工而发生争议，企业的行为将得不到法律支持，因此，企业规章制度必须内容合法，否则将给企业自己带来系统性的风险。

二、规章制度依民主程序制定，具有科学性。制定规章不能仅由企业的董事会或总经理甚至某个部门来制定后即实施。应当经职工（代表）大会或全体员工参与讨论与协商。尤其是直接涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或者重大事项时必须严格依法定程序制定，否则不发生法律效力。具体程序可按以下步骤：第一步是经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；第二步是与工会或者职工代表平等协商确定。一般来说，企业建立了工会的，与企业工会协商确定；没有建立工会的，与职工代表协商确定。这种程序，可以说是“先民主，后集中”在正常企业管理中最有效地体现。

三、规章制度应当经公示，即履行告知义务。许多企业的有些规章制度根本不为员工所知，这就使员工无所遵从，因此法律规定企业规章制度必须要向全体员工公示，否则不对员工产生效力，关于告知的方式有很多种，实践中，有的是在企业的告示栏张贴告示；有的是把规章制度作为劳动合同的附件发给员工；有的是向每个员工发放《员工手册》；有的是经过培训和考试形式完成告知义务的。无论哪种方式，必须使每位员工从文字和培训中了解其全部内容。

综上所述，法律规定了企业规章制度有效可采纳必须符合三个标准，即：内容合法合理；程序合法；公示告知；缺一不可。
　

规章制度除应具有合法有效性外，还应当具体实用。如对员工招聘录用的制度中，对招聘录用的条件应明确具体，这样规定的好处是，依据法律规定，在试用期内，若员工被证实不符合录用条件者，企业可以解除劳动合同，具体到员工不符合哪一条录用条件，举证责任在于单位。最有力的证据就是招聘录用条件，因此具有明确、具体的招聘条件，将确保企业可以充分地享有这一项权利。
 　

又比如,以文中开篇时提到的情况为例。员工未办理任何请假手续，无故旷工，单位规章制度中辞退的必备要件之一就是“连续旷工时间超过15天，或者1年以内累计旷工时间超过30天”，那么单位有义务证明这个事实的存在，这时单位应当拿出该员工的考勤记录。这份考勤记录就会成为案件的一个焦点，有可能会存在以下几个问题：
　　①考勤制度不合法、未经公示、未经民主程序任一条件，因此辞退员工就会被仲裁或法院撤销；

②考勤制度所依托的工作时间安排不合法，考勤也就没有意义了；

③考勤制度所确定的考勤范围不包括被辞退者，而且企业有义务证明该违纪员工是被包括在里面的；

④考勤制度没有真正实行。如果单位所制定的考勤制度经不住以上推敲的话，败诉的风险是很大的。

同时，对员工进行调动、奖罚、职务升降时，也必须有具体的、操作性强的标准，这些标准具体可体现在各岗位职责中，即应有详细的岗位描述，使对员工的考核落到实处。

《劳动合同法》第39条，规定了企业单方解除权，即因员工过失而解除劳动合同的几个条件，其中有“严重违反用人单位规章制度的；严重失职，营私舞弊，给用人单位的利益造成重大损害的”企业可以解除劳动合同，这也是企业辞退违纪员工的依据，需要注意的是，企业在行使这一权力的时候必须综合考虑：第一，规章制度是否按法定条件和程序制定、实施；第二，员工违纪行为是否已达到“严重”程度，何为“严重”，一般应根据劳动法规所规定的限度和用人单位内部的规章制度依此限度所规定的具体明确地界限为准，企业规章制度中应当对这此概念进行很明确地量化，如，合同期内累计多少次违反规章制度或劳动纪律的视为严重违纪；给企业造成多少经济损失，算作严重失职，营私舞弊的过失行为；以及怎样违反操作流程，损坏经营设备造成经济损失，不服从企业正常工作调动，不服从企业人事管理，无理取闹，打架斗殴，散布谣言损害企业声誉等，给企业的正常经营和管理秩序带来损害的。以上提及内容均必须在规章制度中进行具体描述及程度量化，方可在操作中合法适用，否则仍会在劳资纠纷发生时无所适从，给企业带来风险。第三，企业对劳动者的处理是按照本单位规章制度规定的程序办理的，并符合相关法律规定。即员工在履行劳动合同期间，没有按照岗位职责履行自己的义务，违反其忠于职守、维护和增进企业利益的义务，有未尽职责的严重过失行为或者利用职务之便谋取私利的故意行为，使企业有形财产、无形财产遭受重大损害，但不够刑罚处罚的程度。例如，因粗心大意、玩忽职守而造成事故；因工作不负责而经常产生废品、损坏工具设备、浪费原材料或能源等。企业可以在事实清楚，理由充分的前提下，依照内部规章制度与违纪员工合法地解除劳动合同。

    根据《劳动合同法》、《劳动争议调解仲裁法》规定，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。也说是说企业要举证证明辞退违纪员工的理由是充分的，所以在处理违纪员工之前必须收集充分的证据。如何收集员工违纪证据呢？因为现实生活中此类案件情况千差万别，因此违纪证据也各不相同，不可能公式般的套用。通常，在该类纠纷中，下列形式的资料可以作为证据：①违纪员工的书面“检查”、违纪情况说明等；②有违纪员工本人签字的违纪记录、处罚通知书等；③其他员工及知情者的证明材料；④有关事件涉及的物证（如被损坏的设备及其它企业财产，如物证不方便保留，则拍摄清楚的经违纪当事员工书面确认的现场照片，同时还应当显示拍摄时的年月日）；⑤有经合法采集的视听资料（如当事人陈述违纪事件时的录音、录像）；⑥政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等。书面证据是最有力的证据，尤其是有违纪员工签字的书面证据，应当收集和保留。

需要提示的是，规章制度应适时、及时修改、补充。许多企业规章制度制定好以后便完事大吉，但实际情况是现行法律不断推陈出新，制订当时属合法的内容可能现在已不合法。因此企业应当自行或委托有关专家对已有的规章制度进行定期或不定期检查，及时修改、补充相关内容。若企业规章制度不能按上述要求制定实施，将承担相应的法律责任，面临较大法律风险。

企业规章制度在很大程度上会成为单位约束员工的游戏规则，如果只有原则性的条文，是很难起到作用的。 

综上所述，应不难处理诸如开篇所提到的“问题员工”。只要企业具有合法合理的、明确具体、可操作性强、完善的规章制度，不仅便于界定什么情况是违纪，而且能够“有章可循、有规可依”，达到有效防范风险，大大减少管理成本，让企业的各项经营管理步入秩序化，规范化的进程。再回到开篇，针对“大错不犯，小错不断”的员工，笔者认为可遵循教育为主、惩罚为辅；区别情节、分类对待；实事求是、依法处理的原则，依照规章制度要求，可以采取（一）经济处罚。（二）书面警告。（这是对员工违纪等行为的一种书面记载和证据。一般对未严重违纪的员工采取这种处理方式）。（三）调岗降薪。（四）根据企业日常工作中记录在案的该员工违纪事实及情节、次数、采取相应处罚方式等，若已达到违纪辞退程度时可以解除合同。

针对擅自离开岗位，不辞而别的员工，可以比照企业规章制度规定流程及时作出相应处理。按照法律规定，员工解除劳动合同，应当严格按照提前30日以书面形式向用人单位提出，员工擅自离职，属于违法解除劳动合同，应当按照规定承担赔偿责任。对擅自离职的员工，企业可以采取以下措施：（一）送达书面通知，限期上班，并提出对逾期不上班的处理措施。（二）对逾期未上班者，按规定或按通知作违纪辞退解除合同处理，并书面通知其前来办理离职手续，其中包括索赔数额等内容。（三）对不来办手续的，依据规定办理解除劳动关系手续，同时可依法申请仲裁，保护企业自己的合法权益。

上述操作规程，原则上均应合法合理协商解决，充分体现企业与员工的和谐关系，在企业发展和员工就业双重需求均能获得满足的情况下，双方均可参照文中指导意见实施，以期达成双赢、共荣、互惠之良好局面和友好气氛。